offre d'emploi

Description du poste
Assistant (e) personnel (le)

Résumé
L’assistant (e) personnel (le) relève directement de son employeur. Sa mission est de libérer du temps à son employeur et de prendre en charge la gestion administrative du quotidien. Les tâches sont donc variées allant de la gestion de l’agenda, à l’organisation d’événements, ou des résumés de rencontres professionnelles.
Responsabilités
• Planifier, coordonner, suivre et mettre en application l’agenda de l’employeur
• Effectuer une grande variété de tâches administratives pour la présidente, notamment la gestion d’un agenda extrêmement dynamique, la production des notes de frais, la rédaction et la préparation de correspondances, l’organisation de voyages, d’itinéraires et d’ordres du jour complexes et détaillés, et la constitution de dossiers de réunion;
• Jouer un rôle de « gardien » et de « passerelle » consistant à coordonner les rendez-vous
• Communiquer directement, au nom de l’employeur, avec les membres de son équipe, les clients, les parties prenantes, les responsables gouvernementaux, etc.;
• Documenter, prioriser et suivre les questions et dossiers soumis à l’employeur, y compris sur des sujets sensibles ou confidentiels. Déterminer la marche à suivre, la transmission ou le traitement des dossiers visés;
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec la présidente en vue de l’informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d’en assurer un suivi étroit, des derniers développements;
• Assurer la production effective de livrables critiques tels que les accusés de réception et la correspondance, et effectuer d’autres tâches en vue d’appuyer l’employeur dans sa mission de direction de l’entreprise;
• Réaliser toutes les tâches ou projets demandés par l’employeur.

Qualifications :
• Diplôme de premier cycle de préférence;
• Minimum de 1-3 ans d’expérience dans l’assistance d’exécutifs ou de présidents;
• Compétences organisationnelles exceptionnelles, capacité à réaliser et prioriser des tâches nombreuses et avec un grand souci du détail;
• Très bonnes compétences relationnelles, capacité à établir des relations avec les parties prenantes.
• Capacité à exercer un jugement sûr dans diverses situations et à assurer la gestion équilibrée de priorités multiples;
• Excellentes capacités de communication orale et écrite, bilinguisme (français et anglais).
• Approche proactive avérée de la résolution de problèmes et forte capacité décisionnelle;
• Dynamisme dans le travail en équipe, efficacité extrême dans le travail individuel;
• Capacité avérée à préserver la confidentialité des informations traitées, à prioriser les demandes et à assurer le meilleur niveau de service à ses interlocuteurs;
• Capacité démontrée à atteindre des objectifs de performance ambitieux, à respecter les délais dans un environnement changeant et à gérer des priorités conflictuelles ou évolutives;
• Bonnes bases en marketing communication et gestion des réseaux sociaux
• Souplesse dans l’horaire de travail est requise.

Date de début prévue : Immédiat Mots-clés similaires: adjointe administrative, adjointe de direction, adjoint administratif, administration, adjointe exécutive, adjoint de direction, télétravail (50%)
Type d’emploi : Temps Plein, Permanent
Salaire : à partir de 35 000,00$ par an
Mesures COVID-19: Port du masque obligatoire pour tous les visiteurs et le personnel. Désinfection régulière des espaces communs.

Qualités requises
• Tact
• Discrétion
• Fiabilité
• Dynamisme
• Autonomie
• Polyvalence
• Réactivité
***Devra être éligible au programme PRIIME

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